Pourquoi souscrire une assurance événementielle ?

Organiser un événement, c’est ouvrir un espace à du public, du matériel, des imprévus… et parfois des incidents. L’assurance vous protège contre :

• Les dommages causés à des tiers (blessures, dégâts matériels…)
• Les incidents liés à vos bénévoles, prestataires ou participants
• Le vol ou dommages de matériel
• Les imprévus majeurs (annulation, intempéries, etc.)

En gros, une assurance, c’est comme un filet de sécurité face à un risque : on espère ne pas en avoir besoin, mais on est ravi de l’avoir quand un truc dérape. Elle prend en compte aussi la sécurité des participants et assure le bon déroulement de l’événement.

Est-ce obligatoire ?

La réponse est : pas toujours, mais souvent oui.

Tout dépend du type d’événement et du lieu :

• Dans un espace public (place, parc, rue…) : l’assurance responsabilité civile est obligatoire, et la mairie peut même vous la demander pour autoriser l’événement sous peine de poursuites judiciaires.
• Dans un lieu privé (salle, tiers-lieu…) : souvent, le propriétaire exige que vous soyez assuré en plus de sa propre couverture.
• Événement ouvert au public : toujours recommandé, même pour un petit format. Un incident peut vite coûter cher.

Conseil ON SE CAPTE : Même pour un événement “entre amis” ou associatif, protégez-vous. Mieux vaut prévenir que guérir comme on dit !

Quelles sont les assurances à connaître ?

Voici les principaux contrats d’assurances selon votre événement :

• Responsabilité civile (RC) organisateur

La base. Elle couvre les dommages causés à autrui en cas de sinistre pendant l’événement. Indispensable pour tout ce qui accueille du public.

• Assurance annulation (grève, problème climatique, souci technique,…)

En cas d’imprévu majeur, cette garantie annulation/report de l’événement vous permet de ne pas subir de perte financière.

• Assurance du matériel

Si vous louez ou utilisez du matériel coûteux, cette assurance vous couvre en cas de vol ou dégradation.

• Assurance multirisque événementielle

Le pack complet : RC + annulation + matériel + participants + prestataires. Idéale pour les événements importants.

Quel est le prix d’une assurance pour un événement ?

Tout dépend de :

• La taille de l’événement
• Le nombre de personnes attendues
• Le type de lieu et d’activité
• Les montants à couvrir

Comptez entre 50€ et 300€ pour un événement ponctuel de petite à moyenne taille. Les tarifs montent pour des festivals ou événements sur plusieurs jours.

Astuce : Certaines compagnies d’assurances proposent des formules temporaires sur 1 ou 2 jours, très pratiques pour les petites structures ou les assos. Pensez à comparer plusieurs devis pour trouver la meilleure offre, adaptée à vos besoins sans exploser le budget.

Où souscrire une assurance événementielle ?

Voici quelques ressources fiables pour comparer ou souscrire :

Assureurs spécialisés

• Maif – Assurance événementielle
• Macif – Organiser un événement

Comparateurs & infos utiles

• HelloAsso – Guide assurance événement
• Service-public.fr – Organiser un événement

En résumé

• L’assurance n’est pas toujours obligatoire, mais toujours utile
• La responsabilité civile est le minimum vital
• Plus votre événement est ambitieux, plus la couverture doit être solide
• Des solutions simples existent, même pour les petites structures

Et chez ON SE CAPTE, on pense que la tranquillité d’esprit fait partie de l’expérience. Alors n’attendez pas l’imprévu pour y penser.

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Posez les bases de votre projet 

Comment créer une association à but non lucratif 

Avant même de rédiger quoi que ce soit, posez-vous les bonnes questions :

• Quel est l’objectif de votre association ?
• Qui en fera partie ? (minimum 2 personnes)
• Quel sera son nom de l’association ? (vérifiez qu’il soit dispo)

Astuce : Pensez à définir une mission claire et un public cible. Ça vous aidera à fédérer rapidement autour de vous.

Comment faire la création d’une association loi 1901, et qu’est ce que c’est ? 

En France, une association loi 1901, c’est une structure à but non lucratif créée par au moins deux personnes qui décident de s’unir autour d’un projet et objectif commun : culturel, sportif, social, environnemental… Elle peut organiser des événements, collecter des fonds, et même embaucher, tant qu’elle ne vise pas le profit personnel.

Association à but non lucratif VS lucratif : quelle différence ? 

À l’inverse d’une association à but non lucratif et de la loi 1901, une structure à but lucratif (comme une entreprise) a pour objectif de générer des bénéfices… et de pouvoir les redistribuer entre les associés ou les actionnaires.

Attention : une association peut tout à fait générer des revenus, vendre des produits ou services, embaucher, mais ces gains doivent toujours être réinvestis dans l’objet de l’association. Si ce n’est pas respecté, elle risque d’être requalifiée en structure commerciale.

Rédigez les statuts de l’asso

Les statuts d’une association, c’est un peu sa carte d’identité. Ils doivent mentionner :

• Le nom, l’objet, l’adresse du siège social de l’association
• Les règles de fonctionnement (assemblée générale, règlement intérieur, administration et bureau, etc.)
• Les conditions d’adhésion et de radiation

À savoir : Il n’y a pas de modèle unique, mais plein de ressources en ligne peuvent vous inspirer.

• https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1120
• https://www.associations.gouv.fr
• https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R2631
• https://www.rocketlawyer.com/fr/fr/entreprise/creez-et-gerez-votre-association/document/statuts-association

Organisez une assemblée constitutive 

C’est le moment où les membres fondateurs de l’association se réunissent pour :

• Approuver les statuts et se mettre d’accord sur les démarches administrative
• Élire les premiers responsables pour la gestion de l’association (président, trésorier, secrétaire…)

Pensez à rédiger un procès-verbal de cette réunion, il sera demandé pour la suite.

Déclarez votre association 

Direction le site service-public.fr ou le greffe des associations. Vous devrez fournir :

• Les statuts signés
• Le PV de l’AG constitutive
• Le formulaire Cerfa de déclaration

C’est gratuit ! Et dans les jours qui suivent, vous recevrez votre numéro RNA (Registre National des Associations).

Publiez l’annonce au Journal Officiel 

Dernière étape officielle : la publication au JOAFE (Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprise). Elle peut être faite directement via la téléprocédure. Depuis le 1er janvier 2020, cette inscription n’est plus payante, mais il peut subsister certains frais complémentaires. 

Une fois publiée, votre asso est officiellement née !

Quel est le coût pour créer une association ?

Bonne nouvelle : créer une association en France est 100 % gratuit  ! Aucun frais à prévoir pour la déclaration en préfecture ni pour la publication au Journal Officiel (JOAFE), si vous passez par la plateforme en ligne officielle et si vous les faites vous mêmes. Les coûts peuvent varier si vous passer par un avocat pour les rédiger. 

Quelques petites dépenses facultatives peuvent s’ajouter selon votre projet : impression de statuts, création d’un logo, ouverture d’un compte courant, assurance, site web… Mais rien d’obligatoire pour démarrer ! L’essentiel, c’est votre idée et votre motivation.

Remarque : si vous décidez de domicilier votre association dans une « Maison des associations », cela sera payant et fixé par les municipalités. 

Les sources de financement

Même sans but lucratif, une asso a souvent besoin d’un coup de pouce financier pour faire vivre ses projets. Bonne nouvelle : les sources de financement sont variées et accessibles ! Voici les principales :

• Les cotisations des membres : une base simple pour démarrer.
• Les subventions publiques : communes, départements, régions, État… à vous de candidater selon votre projet !
• Le mécénat et les dons : des entreprises ou particuliers peuvent soutenir votre cause, et bénéficier d’avantages fiscaux.
• Les événements et ventes : concerts, ateliers, produits dérivés… oui, une asso peut vendre tant que c’est pour financer ses actions.
• Le financement participatif (crowdfunding) : idéal pour mobiliser votre communauté autour d’un projet concret.

Astuce : Pensez à bien formaliser vos demandes avec une présentation claire de l’asso et de ses objectifs. 

Remarque : pour toute personne faisant un don à une association, vous bénéficiez d’une réduction d’impôt. 

Bonus : nos astuces pour bien démarrer

• Créez un logo + une page de présentation (idéal pour vos demandes de subventions ou partenariats)
• Ouvrez un compte bancaire associatif
• POUR LES ASSOCIATIONS SPORTIVES : Rapprochez vous des comités et/ou des ligues 
• Rejoignez des réseaux ou plateformes comme ON SE CAPTE pour faire connaître vos projets et trouver des partenaires ou des membres !

En résumé

Créer une association, c’est plus simple qu’il n’y paraît, surtout quand on est bien accompagné. Chez ON SE CAPTE, on croit à la puissance du collectif et on est là pour vous aider à faire rayonner vos idées. Alors, on vous attend sur notre plateforme pour faire rayonner vos événements !

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Cet article vous guide à travers les meilleures pratiques pour garantir l’accessibilité de vos événements et optimiser l’expérience de chacun.

Qu’est ce que l’accessibilité et comprendre les enjeux

L’accessibilité, c’est le fait de permettre à toutes les personnes, quelles que soient leurs capacités physiques, sensorielles, cognitives ou sociales, de participer pleinement à un événement.
Concrètement, cela passe par des lieux adaptés (rampe, ascenseur, toilettes PMR), une signalétique claire, des contenus accessibles (traduction en temps réel, sous-titrages, supports faciles à lire), mais aussi une communication inclusive dès l’inscription.

L’accessibilité, ce n’est pas un « plus », c’est une condition essentielle pour que chacun ait sa place, vive l’expérience, et s’y sente légitime.

Pourquoi est-ce essentiel ?

• Respect des lois sur l’accessibilité des événements (ex. : loi handicap en France, normes européennes).
• Amélioration de l’expérience utilisateur et engagement du public.
• Impact positif sur l’image de votre marque et renforcement de votre responsabilité sociale.

Qui sont les publics concernés ?

• Personnes en situation de handicap moteur, visuel, auditif ou cognitif.
• Seniors et personnes à mobilité réduite.
• Parents avec jeunes enfants.
• Personnes ayant des besoins alimentaires ou sensoriels particuliers.

Accessibilité physique : un lieu pensé pour tous

Choisir un lieu adapté

• Vérifier l’accessibilité des entrées : rampes d’accès, ascenseurs, portes automatiques.
• Aménager les espaces pour une circulation fluide et intuitive.
• S’assurer de la présence de toilettes PMR (personnes à mobilité réduite).
• Proposer des places de stationnement réservées et des navettes accessibles.

Bonnes pratiques

• Fournir un plan d’accessibilité clair et disponible en amont.
• Mettre en place des dispositifs d’aide (ex. : personnel d’accompagnement, assistance sur place).

Communication inclusive : informer et sensibiliser

Avant l’événement

• Assurer la compatibilité du site web et des supports de communication avec les lecteurs d’écran.
• Rendre les informations accessibles via des sous-titres, des documents en braille ou des formats adaptés
• Mentionner explicitement les dispositifs inclusifs en place.
• Proposer plusieurs canaux de contact (téléphone, e-mail, messagerie instantanée).

Sur place

• Installer une signalétique claire et contrastée durant votre événement.
• Former le personnel à l’accueil des personnes en situation de handicap.
• Utiliser des pictogrammes universels.

Contenu et animations : une programmation inclusive

Accessibilité des interventions et activités

• Fournir une traduction en langue des signes.
• Mettre à disposition des sous-titres en direct pour les conférences.
• Installer des boucles à induction magnétique pour les personnes malentendantes.
• Proposer des supports adaptés (braille, textes agrandis, versions audio).

Des expériences adaptées à tous

• Aménager des espaces calmes pour les personnes neuroatypiques.
• Offrir des menus diversifiés prenant en compte allergies et régimes spécifiques.
• Assurer une participation égale à toutes les activités.

Évaluer et améliorer l’accessibilité après l’événement

Recueillir les retours

• Proposer un questionnaire de satisfaction avec une section dédiée à l’accessibilité.
• Organiser des temps d’échange avec les participants et les associations spécialisées.

Améliorer pour les éditions futures

• Identifier les points d’amélioration grâce aux retours recueillis.
• Sensibiliser et former encore davantage les équipes et les partenaires.

En suivant ces recommandations, vous faites de votre événement un véritable espace d’inclusion et de convivialité pour tous ! Et si vous cherchez une plateforme qui peut vous répertorier votre évènement pour que le grand public ne rate jamais rien, ON SE CAPTE est là pour vous accompagner. Prêts à briller ?

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Comment utiliser l’IA lors d’un événement en France ?

Planification et gestion optimisées avec l’IA

L’une des premières étapes cruciales qui détient une importance particulière dans l’organisation d’un événement est la planification. L’IA permet d’automatiser certaines tâches et d’optimiser la logistique dans l’intérêt général.

• Automatisation des plannings : Analysent les disponibilités des intervenants et des salles pour générer un programme efficace.
• Gestion prédictive des ressources : Le rôle de l’IA est d’anticiper les besoins en fonction de l’affluence prévue et des tendances des événements passés.
• Recommandations intelligentes : Pour le choix du lieu, des fournisseurs ou même des animations, l’IA peut suggérer des solutions adaptées aux objectifs et au budget de l’événement.

Améliorer la promotion et le marketing

L’IA permet d’optimiser la stratégie de communication en optant pour des actions concrètes autour de votre événement pour toucher un public ciblé plus efficacement. 

• Personnalisation des campagnes marketing : En analysant les comportements et les préférences des participants, l’IA ajuste le contenu publicitaire pour maximiser son impact.
• Chatbots et assistance automatisée : Des chatbots IA comme ChatGPT peuvent répondre aux questions des participants en temps réel et faciliter l’inscription.
• Optimisation du SEO et des réseaux sociaux : Des outils comme SEMrush ou HubSpot utilisent l’IA pour analyser les tendances et suggérer les meilleurs mots-clés et hashtags pour maximiser la visibilité.

Expérience immersive et engagement des participants

L’IA ne se limite pas à la planification et au marketing : elle permet aussi d’améliorer l’expérience des participants en rendant l’événement plus interactif et personnalisé.

• Traduction et sous-titrage en temps réel : Idéal pour les événements internationaux, l’IA peut traduire et sous-titrer automatiquement les interventions en direct.
• Networking intelligent : Des plateformes comme Grip utilisent l’IA pour suggérer des rencontres pertinentes entre participants, en fonction de leurs intérêts professionnels.
• Réalité augmentée et expériences immersives : L’IA combinée à la réalité virtuelle permet de créer des expériences interactives uniques.

Analyse et amélioration post-événement

L’un des grands avantages de l’IA est sa capacité à analyser d’énormes volumes de données pour optimiser les événements futurs.

• Analyse des feedbacks en temps réel : L’IA peut analyser automatiquement les avis des participants via les réseaux sociaux et les enquêtes de satisfaction.
• Optimisation des prochaines éditions : En analysant les données de présence, d’interactions et de satisfaction, l’IA permet d’identifier les points à améliorer.
• Prédictions et tendances : L’IA aide à anticiper les tendances futures pour organiser des événements toujours plus performants et attractifs.

Vers un avenir connecté : L’IA au cœur de l’événementiel

L’intégration de l’intelligence artificielle dans l’événementiel offre des opportunités infinies pour créer des expériences plus personnalisées, interactives et optimisées. En automatisant certaines tâches et en exploitant l’analyse des données, l’IA générative permet aux chefs d’entreprises et organisateurs d’événements de se concentrer sur l’essentiel : offrir une expérience unique et inoubliable en pensant au bien être des participants.

Liens utiles

• Inwink : L’IA générative d’Inwink facilite la rédaction de descriptions d’événements, d’e-mails d’invitation et de publications sur les réseaux sociaux.
• Planexpo : Cet outil permet de prévoir les tendances de fréquentation, d’optimiser la gestion des foules et d’ajuster les plans de sécurité en fonction des comportements observés.
• Oniva: Elle intègre des outils d’IA pour générer des images personnalisées, créer des palettes de couleurs harmonieuses et rédiger des textes adaptés aux invitations et descriptions d’événements.
• Lyyti : Leur approche inclut des conseils pratiques pour intégrer des outils d’IA tels que ChatGPT, Canva et Veed.io, afin de créer du contenu engageant, analyser les données des participants et personnaliser l’expérience utilisateur.
• Imagina : Cette plateforme facilite la création de visuels attractifs, la coordination des équipes via des outils collaboratifs et l’analyse des retours des participants pour améliorer continuellement les événements.
• L’intelligence artificielle, un levier de croissance pour votre entreprise

Et si vous cherchez une plateforme qui peut vous répertorier votre évènement pour que le grand public ne rate jamais rien, ON SE CAPTE est là pour vous accompagner. Prêts à briller ?

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Qu’est-ce qu’un format hybride ? Définition

Un format hybride, c’est la rencontre entre le présentiel et le digital (phygital). Concrètement, un événement hybride permet de réunir à la fois des participants sur place et d’autres à distance, grâce à des outils numériques (livestream, plateforme interactive, replay…).
Ce format offre une flexibilité maximale, élargit l’audience et favorise uneexpérience inclusive pour tous où qu’ils soient.

C’est une réponse agile aux enjeux actuels : accessibilité, durabilité, engagement… Le format hybride ouvre la voie à une nouvelle génération d’événements, plus connectés, plus adaptables, et surtout, plus impactants.

Pourquoi les événements digitaux ont été crées ? Exemples

L’un des premiers exemples d’événements hybrides notables remonte à 1992, avec un séminaire global entre l’Université d’Helsinki en Finlande et le Williams College aux États-Unis, utilisant la téléconférence pour connecter les participants. 

Plus récemment, la pandémie de COVID-19 en 2020 a accéléré cette tendance, rendant les événements digitales essentiels pour maintenir l’engagement des participants tout en respectant les mesures sanitaires.

Ainsi, les événements hybrides ont été créés pour surmonter des défis tels que les restrictions de déplacement, les contraintes budgétaires et les crises sanitaires, tout en élargissant l’accessibilité et en améliorant l’engagement des participants.

La personnalisation au cœur des expériences hybrides

Avec la nouvelle ère des technologies, les événements hybrides offrent des expériences toujours plus personnalisées. L’intégration de l’intelligence artificielle et de l’analyse de données permet de proposer du contenu sur-mesure selon les intérêts et comportements des participants.

Lien utile : Guide sur l’utilisation des données pour améliorer l’engagement

L’essor des logiciels et plateformes touts-en-un

Les plateformes digitales (applications mobiles ou plateformes en ligne) pour événements hybrides se perfectionnent, intégrant des solutions comme le networking virtuel, la gamification et le live streaming interactif. Ces outils facilitent la gestion de l’événement tout en améliorant l’expérience des participants.

Lien utile : Les meilleures plateformes d’événements hybrides pour les conférences et les salons

L’importance de l’interaction et de l’engagement

Les événements hybrides doivent favoriser une interaction réelle entre les participants en ligne et sur place. Les solutions telles que les séances de questions-réponses en direct, les sondages interactifs et les espaces de discussion facilitent cet engagement et sont un élément clés de l’événement digital.

Une activité à moindre coût

Favoriser l’organisation d’un événement hybride, c’est aussi faire un choix malin sur la stratégie de budget. Moins de déplacements pour les intervenants, moins de logistique sur place, et donc moins de frais liés à l’hébergement, à la location de salle ou encore à la restauration. En intégrant une partie digitale, les organisateurs optimisent leurs ressources tout en touchant un public plus large. Résultat : un meilleur retour sur investissement, sans sacrifier l’impact de l’événement.

La durabilité et la responsabilité écologique

Les organisateurs et starts-up intègrent de plus en plus des pratiques éco-responsables dans leurs événements hybrides. Limiter les déplacements, réduire les impressions papier et proposer des solutions digitales sont des actions clés pour un impact environnemental positif.

Lien utile : Comment organiser un événement éco-responsable ?

L’accessibilité pour un public mondial

L’un des principaux avantages des événements hybrides est leur capacité à toucher un public mondial et à réduire les frais de déplacements. Avec la diffusion en direct, les organisateurs doivent tenir compte des différences culturelles et des fuseaux horaires pour garantir une participation optimale.

Le futur des événements hybrides : vers une réalité augmentée

Avec l’arrivée des technologies immersives comme la réalité augmentée (AR) et la réalité virtuelle (VR), les formats hybrides pourront offrir des expériences plus engageantes et immersives, telles que des visites virtuelles ou des démonstrations produits interactives.

Lien utile : Les tendances en AR/VR pour les événements hybrides

Une opportunité à saisir

L’avenir des événements hybrides est prometteur, et permet de combiner événement en personne, et interaction en temps réel avec les membre de la communauté sur un réseau social et avec des opportunités sans précédent pour les organisateurs qui souhaitent innover et s’adapter aux nouvelles attentes du public. Adopter ces nouvelles tendances, c’est garantir une expérience plus riche, inclusive et durable. Pensez-à nous pour votre prochain événement hybride !

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Les détails logistique : éléments clés pour organiser votre évènement

• Le lieu : Ça nous est tous déjà arrivé de ne pas prévoir tout le beau monde qu’il y aura à notre évènement. Ou encore que la salle ne soit plus disponible. Assurez-vous donc de la réservation de votre lieu et assurez-vous que tout est prêt (accès, parking, signalétique).
• Le matériel : Une ampoule grillée, le son grésille, un écran cassé ? Je suis sûr que cela vous a mis des frissons dans le dos. Alors toujours vérifier l’équipement technique, c’est ce qui va faire de votre évènement une expérience enrichissante.
• Toujours un plan B (ou C, D, E…,) : Vous n’aviez pas prévu l’énorme orage qui planait sur votre événement en plein air ? Ce n’est pas grave, car vous auriez prévu un plan B, et ça, c’est top ! (Les pannes matérielles arrivent aussi ! La technologie nous fait toujours défaut au moment où il ne faut pas). 

Comment réussir un événement ? Conseils et tendances 2025

Les intervenants : assurez leur confort

• Confirmation : Votre DJ vous a lâché 10 minutes avant le début de votre soirée ? Un DJ, ça ne court pas les rues malheureusement. Alors, recontactez tous les prestataires de votre événement pour valider leur présence. Même si c’est 1 h avant l’événement, il vaut mieux être prévoyant.
• Supports : Je ne suis pas sûr que vous ayez toujours des micros sur vous, au cas où votre conférencier l’aurait oublié. Assurez-vous donc qu’il possède tous les outils nécessaires. Si ce n’est pas le cas, PRÉVOIR TOUJOURS PRÉVOIR.
• Hébergement et transports : Selon la durée de l’événement, c’est vraiment le top d’avoir un hébergement ou des transports pour ceux qui viennent de loin,. Cela montre votre implication dans le confort de vos intervenants, cela les incitera à retravailler avec vous pour les prochaines éditions.

Grand Est : optez pour une mobilité douce et engagée

La gestion des participants

• Gestion des inscriptions : Pour une sécurité plus fluide, prévoyez des badges ou des bracelets pour l’accès. C’est un excellent moyen de suivre tout le beau monde qui s’est inscrit à votre événement. Et n’oubliez pas d’exporter la liste des inscrits si cela s’est fait par une billetterie en ligne
• Espace d’accueil : C’est le b.a-ba d’un événement, le détail principal de l’événement et la première impression. Organisez une équipe pour orienter les participants et répondre à leurs questions.
• La communication : On ne néglige jamais le support de communication ! Et si vos participants ont oublié le lieu, les horaires ou la date ? Envoyez un e-mail avec les informations essentielles.

Les éléments techniques et digitaux

• Le wifi : Le coup de la panne Internet, on connait… Alors, testez la connexion pour les participants ET les intervenants (eh oui, eux aussi ont le droit d’aller sur leur téléphone). Bien sûr, si vous ne possédez pas de box internet, ce n’est pas une obligation. À l’ère de 2025, tout le monde possède au moins la 4G.
• Applications et outils : Au cas où vous voudriez faire un sondage avec une application mobile ou depuis votre site web, faites un dernier test, on n’est jamais à l’abri.
• Support technique : Je sais que l’informatique n’a plus de secret pour personne maintenant, mais il y a encore des détails qui nous échappent. Alors, prévoyez la mise en place d’une équipe sur place pour régler les problèmes imprévus.

Affichages obligatoires et recommandés en 2024 pour un événement : ce que tout organisateur doit savoir

La communication et le marketing

• Derniers messages : C’est la veille de votre événement ! C’est le moment d’engager votre communauté sur les réseaux sociaux. Programmez vos publications sur les réseaux sociaux, et pourquoi pas envoyer une newsletter de rappel ! (c’est l’image de marque qui fera toute la différence !)
• Signalétique : Aucun participant n’a envie de louper 20 minutes de l’événement car il cherchait les toilettes. Installez donc des panneaux pour les guider (entrées, sorties, toilettes, grande salle…,).
• Matériel de promotion : Ce n’est pas obligatoire (car ça reste un coût énorme), mais vous pouvez préparer des goodies, des flyers ou même des simples brochures pour renforcer votre visibilité. Parfois, mêmes ds photos et vidéos peuvent faire toute la différence.

Construire l’identité visuelle et éditoriale de votre événement pour marquer les esprits

La sécurité : un point crucial

• Assurances : Un blessé est vite arrivé (et parfois sur un truc bête). L’objectif n’est pas de tuer vos participants ! Assurez-vous que vos polices d’assurances couvrent l’évènement, et ayez avec vous les documents utiles sur place.
• Plan de sécurité : Mettez en place un plan d’évacuation et des points de sécurité clairs (et c’est obligatoire ! mais je ne veux pas vous porter la poisse…)
• Personnel : C’est le moment de briefer vos équipes de sécurité sur le déroulement de l’évènement.

Les petits détails qui font toute la différence

• Repas : Si vous avez prévu un repas ou un buffet, confirmez les menus, les horaires et les besoins spécifiques (végétariens, allergies, régime … et diner assis pour les personnes à mobilité réduite !)
• Ambiance : Ça serait bête que vos participants ne s’amusent pas et ne soient pas dans le mood. Vérifiez que la décoration, la musique et l’éclairage correspondent à votre thème. L’objectif est d’avoir une ambiance conviviale. 
• La trousse de l’imprévu : Comme les mamans ! Ayez toujours avec vous une trousse d’urgence avec des outils (ruban, adhésif, chargeurs, trousse de premiers soins).

Le suivi et l’évaluation post-événement

• Feedback : Ehhh ! Ce n’est pas parce que l’événement est fini que le travail l’est ! C’est quand même mieux de savoir si votre évènement à marché et s’il a plu. Préparez un questionnaire pour recueillir les avis des participants et les retombées de l’événement. En fonction du thèmes et types d’événement, prévoyez un formulaire papier ou digital. 
• Débriefing : Planifiez une réunion avec l’équipe pour analyser ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré. Ça peut être dans un bon restaurant comme autour d’un café avec un petit cadeau ! Le stress de l’événement est parti !
• Retours communication : Nostalgie, quand tu nous tiens… Publiez les temps forts sur vos réseaux sociaux et envoyez un email de remerciement à vos partenaires. Ils auront plus de chance de revenir à votre prochain événement étant une source de financement importante. 

Un bon checking et une bonne préparation sont LA clé d’un événement réussi. Avec cette check-list ultime, vous êtes assuré de ne rien oublier avant le grand jour. Et si vous cherchez une plateforme qui peut vous répertorier votre évènement pour que le grand public ne rate jamais rien, ON SE CAPTE est là pour vous accompagner. Prêts à briller ?

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Créer un planning événementiel et planifier l’organisation 

L’objectif d’un événement ? qu’il soit réussi ! Et pour ça, l’étape essentielle est une planification rigoureuse. À l’aube d’une nouvelle année, le calendrier des participants est souvent chargé. Voici comment vous organiser en amont de l’événement :

• Créez un calendrier clair : identifiez les moments forts et les dates stratégiques pour éviter les chevauchements avec d’autres événements, ce qui permettra aussi aux membres de l’équipe d’avoir une vision global de ce qui les attend pour l’année.
• Utilisez de nouveaux outils : des plateformes comme ON SE CAPTE peuvent vous apporter une grande aide en vous permettant de bénéficier d’une visibilité accrue et de rester organisé.
• Communiquez tôt : Annoncez votre événement plusieurs mois à l’avance pour capter l’attention de votre public cible, une stratégie marketing et de communication est essentielle pour être efficace !

Quelques applications pour créer un calendrier optimisé avec gestionnaire de tache :

• Notion
• Asana
• Trello

Misez sur des thématiques actuelles et engageantes

Le public cible attend des événements qui résonnent avec leurs centres d’intérêt et les enjeux du moment. En 2025, ces thèmes seront incontournables :

• Transition écologique : comment intégrer le développement durable dans vos pratiques ?
• Innovation technologique : IA, blockchain, métavers… proposez des contenus qui décryptent ces tendances.
• Santé et bien-être : ateliers de mindfulness, conférences sur la gestion du stress… des sujets à forte valeur ajoutée pour vos participants.

Retrouvez l’article du Blog du modérateur sur les tendance 2025 : Calendrier marketing 2025 : la liste de tous les événements

Rendez vos évènements plus durables

Les événements responsables ne sont plus une option, mais une exigence. Voici quelques pistes pour faire une différence :

• Réduisez les déchets : favorisez les billetteries en ligne et supports de communication digitales.
• Proposez des solutions écoresponsables : optez pour des traiteurs locaux, des options végétariennes et des lieux accessibles en transport en commun.
• Compensez votre empreinte carbone : collaborez avec des associations ou investissez dans des projets de reforestation.

Retrouvez nos articles sur : « Comment organiser un évènement éco-responsable » et « devenir un éco-évènement reconnu et certifié ».

Boostez l’expérience digitale de vos évènements

Avec l’essor du numérique, proposer une expérience hybride est devenu indispensable. Quelques astuces :

• Streaming et replays : permettez à ceux qui ne peuvent pas se déplacer de suivre l’événement en direct ou en différé.
• Engagez votre public en ligne : utilisez des sondages en direct, des sessions de Q&A ou des hashtags dédiés pour créer une interaction réelle. ( et on oublie pas de demander le retours des participants !)
• Analysez les données : les outils comme ON SE CAPTE offrent des statistiques précises pour comprendre votre audience et améliorer vos prochains événements.

Établissez une stratégie de communication et marketing

Un bon plan de communication et une bonne stratégie est essentiel pour mobiliser vos participants. Voici les points à retenir :

• Soyez présent sur les réseaux sociaux : partagez des teasers, des interviews de vos intervenants ou encore des coulisses pour créer de l’engouement.
• Utilisez le pouvoir de l’emailing : envoyez des newsletters et des e-mails percutants avec des appels à l’action clairs.
• Optez pour des plateformes d’évènements : ON SE CAPTE vous offre un large éventail de choix pour vos évènements.

Anticipez les imprévus

Enfin, préparez-vous à toute éventualité. Prévoyez des solutions de secours pour les imprévus techniques ou climatiques, et établissez une équipe réactive pour gérer les urgences.

La rentrée 2025 est une excellente opportunité pour renouveler vos stratégies et proposer des événements à forte valeur ajoutée. Avec des thèmes actuels, une organisation solide et des outils performants comme ON SE CAPTE, vous avez toutes les clés en main pour réussir.

Prêt à transformer vos idées en succès ? Réservez votre date et commencez la planification dès maintenant !

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Qu’est-ce que l’afterwork ? Définition

Un afterwork, c’est le moment idéal pour décompresser après le boulot et renforcer la cohésion d’équipe en dehors du cadre pro. Que ce soit autour d’un verre, (attention à la consommation d’alcool), d’un apéro ou d’une activité sympa durant le week-end, c’est l’occasion parfaite pour échanger et créer du lien humain entre les salariés dans une ambiance détendue et conviviale en dehors du lieu de travail. Parfait pour le bien être des salariés !

Planifier un moment qui vous ressemble : en soirée ou en journée !

Vous trouverez un bon paquet d’articles qui vous expliqueront longuement ce qu’est un afterwork, quelles sont les étapes à bien respecter et les objectifs à clairement identifier. S’il est vrai qu’un afterwork, comme tout événement, requiert un minimum d’organisation et d’anticipation, un rendez-vous réussi est avant tout un rendez-vous authentique qui ressemble à votre entreprise. Il n’est pas nécessaire que la pratique soit formelle pour qu’elle fasse partie de l’ADN de la structure.

Comment animer un afterwork et où ? Idées d’activités

• Trouver une date qui fait consensus, de préférence un jeudi soir dès la sortie du bureau.
• Définir un budget si l’entreprise décide de financer entièrement ou partiellement l’afterwork.
• Si l’afterwork se déroule sur site, anticiper la réservation des prestataires et l’espace à préparer.
• Si l’afterwork se déroule à l’extérieur, réserver un lieu/une activité facilement accessible et organiser le co-voiturage et les départs à vélo.
• Assurer une bonne communication interne via mail ou messagerie pour diffuser les infos aux équipes et partager les éventuelles photos de l’afterwork.

Un moment pour les équipes, par les équipes en dehors de l’entreprise

Prenez-le temps de savoir quelles sont les disponibilités de vos équipes et quelles sont les activités qui leur plaisent. Evidemment, il y a l’incontournable verre de fin de journée dans un bar agréable et proche du bureau, c’est l’afterwork par définition. Simple et pratique, c’est une formule à privilégier pour une première édition. Mais si vous avez l’intention de stimuler l’esprit d’équipe, la solidarité et les moments conviviaux, alors vous pouvez aussi miser sur les talents cachés de vos collègues (c’est un moment festif avant tout !

Parce qu’organiser un afterwork, ou décider du programme, ce n’est pas réservé à la direction ou aux supérieurs hiérarchiques ! Au contraire, il n’y a rien de pire que de se sentir obligé.e de se rendre à une invitation et de percevoir ça comme un supplément à la charge de travail. Alors pour éviter le naufrage, c’est simple, on offre à qui veut de proposer une activité et d’organiser l’afterwork. C’est la formule magique pour nouer des vrais liens de confiance et ne pas manquer d’idées sorties : initiation à la salle de bloc/escalade, atelier tricot, karaoké… Partager ses loisirs et s’intéresser à ceux des autres sont des vecteurs qui ont fait leurs preuves pour outrepasser les distances des différentes équipes, et même les éventuelles fractures de génération ou d’ancienneté.

On résume

N’ayez pas peur de bousculer les standards et d’oublier le simple intérêt financier d’avoir une équipe soudée, la performance d’une structure ne se définit pas seulement par son capital. Réussir un afterwork, c’est donner de l’impulsion au prochain pour, petit à petit, installer un rendez-vous régulier auquel les collègues se rendront avec enthousiasme. Au bout du chemin, une qualité de vie au travail renforcée qui rime avec baisse du taux d’absentéisme et du turnover.

Le travail c’est la rencontre des compétences, mais c’est en dehors du bureau que naissent les vraies complicités

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Quelle est la norme ISO 20121 pour l’événementiel responsable ?

Une norme pour le développement durable

Les normes ISO sont conçues par l’Organisation Internationale de Normalisation. Elles s’appliquent donc de la même manière pour toutes les organisations de la planète et couvrent des domaines variés comme la santé, la sécurité, la qualité ou encore la préservation de l’environnement. Parlons environnement justement, la norme ISO 20121 est une référence en la matière. Système de management responsable appliqué à l’activité événementielle, la norme s’adresse à tous les professionnels impliqués dans la planification, la gestion et le déroulement d’une manifestation.

Rééditée pour la seconde fois en avril 2024, la nouvelle version de la norme dit s’appuyer sur le contexte et la gouvernance de l’organisation pour favoriser l’héritage social et l’inclusivité par une approche décrite comme globale et accessible.

Pour les organisations qui remplissent les exigences des audits, les normes ISO donnent lieu à des certifications reconnues par l’État et délivrées par des organismes indépendants comme l’AFNOR, Derka Certification ou Pronéo Certification. Pour celles et ceux qui ne disposent pas des ressources en interne, des cabinets de conseil accompagnent les structures dans la mise en place des méthodologies requises.

Quelle certification éco-responsable pour un événement ?

Un label éco-engagé

Contrairement aux normes qui répondent à un cahier des charges précis émis par un organisme public, les labels peuvent être portés par des structures privées comme publiques. Concernant l’événementiel, un label éco-responsable garantit la conformité de la manifestation à certaines actions et certains standards qu’il a lui-même sélectionnés.

Née en Alsace dans les années 2010, l’association Éco-Manifestations s’est développée aux autres territoires du Grand Est à partir de 2018. Aujourd’hui, le réseau comprend quatre antennes : EMCA en Champagne-Ardenne, E5M en Moselle, Meurthe-Moselle et Meuse, EMV dans les Vosges et EMA en Alsace.

En plus de mettre à disposition des outils opérationnels, le réseau accompagne et forme les professionnels aux enjeux de l’événementiel éco-responsable. Une charte structure ces missions autour de 8 axes stratégiques : la gestion globale de la manifestation, les actions sociétales, les déchets, la communication, la restauration, la mobilité, la sensibilisation et la gestion des ressources naturelles.

Sur ces critères, Éco-Manifestations a construit un processus de labellisation qui débute par une phase de diagnostic et se conclue sur un bilan en aval de l’événement. Au terme, l’événement obtient pour son édition en cours le label de niveau 1, 2 ou 3.

Quels sont les autres labels éco-responsables ?

Les recommandations de l’Ademe 

Prestadd 

Le label Prestadd® est proposé par le Syndicat national des professionnels de l’audiovisuel et de l’événementiel (SYNAPSE). Prenant en compte les 3 piliers de la RSE, à savoir la responsabilité environnementale, économique et sociale, Prestadd® s’adresse à tous les professionnels du spectacle et de l’événementiel auxquels il met à disposition des conseils et des méthodes pour progresser et mener à bien leur engagement. Il est délivré par une commission d’attribution pour une durée de quatre ans.

Le LEAD

Le LEAD, Label Événement à Ambition Durable est une création du cabinet de conseil Green Événements et de SGS, expert en testing, inspection et certification. Comme Prestadd®, il s’adresse à tous les professionnels. Le LEAD s’appuie quant à lui sur trois piliers, eux-mêmes déclinés en 4 actions : réduire ses déchets, minimiser son empreinte carbone et s’engager pour un impact social positif. Sa méthodologie permet d’évaluer et de qualifier un événement uniquement sur la base de ses résultats en matière de développement durable.

REEVE

Le label événement éco-engagé de l’association REEVE basée à Nantes. Actuellement en transition, le label reviendra bientôt avec un nouveau format.

Retrouvez aussi les labels sportifs, pour les festivals, des guides et des formations 

• Le dispositif Drastic On Plastic pour les festivals
• Le rapport « Décarbonons la culture ! » du Shift Project
• Le guide du collectif éco-événement et ses bonnes pratiques
• Les chartes d’éthique et de développement durable des professionnels de l’événementiel
• La charte des 15 engagements écoresponsables pour les organisateurs d’événements et gestionnaires d’équipements sportifs par le ministère des Sports et WWF France.
• La charte pour des événements écoresponsables de la Ville de Paris

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Qu’est-ce que la mobilité douce ?

La mobilité douce (ou mobilité durable) est une façon de se déplacer plus respectueuse de l’environnement, de la santé… et souvent plus agréable au quotidien ! 
Elle regroupe tous les moyens de transport non motorisés ou à faible impact qu’on peut utilisé pour les trajets quotidiens : marche, vélo, trottinette électriques, transports en commun, covoiturage, taxis collectifs…

Avoir recours aux mobilités douces, c’est réduire les émissions de CO₂ (la pollution de l’air), désengorger les routes, et favoriser une ville plus apaisée.
Pour un événement, c’est aussi un excellent moyen de sensibiliser, tout en limitant son empreinte carbone. 

Quels sont les types de mobilité douce ?

01 . Les transports en commun, une mobilité durable

Un peu de contexte d’abord : les transports sont une des sources principales d’émissions de gaz à effet de serre et contribue au réchauffement climatique. Dans le Grand Est, ils en sont responsables à environ 27%, derrière les secteurs industriels, résidentiels et tertiaires ( source : Observatoire régional Climat Air Energie).

Côté événementiel, les chiffres sont rudes : 79 % du Bilan Carbone d’un événement est lié au transport des biens et des participants (source : ADEME). C’est donc un des problèmes majeurs pour réduire l’empreinte environnementale d’un événement. Pour y parvenir, il est recommandé de choisir un lieu à proximité d’une gare ferroviaire ou routière.

Les astuces sur la mobilité durable de l’ADEME pour un événement

• Communiquer sur les alternatives à la voiture et les modes de déplacement dans le cadre de l’événement.
• Offrir un coup de pouce, comme un pass, pour les transports en commun.
• Si l’événement ne se trouve pas à proximité de transports en commun, organiser des systèmes de navettes et de co-voiturage.

02 . Les meilleures villes pour encourager le vélo

Star montante de la mobilité douce depuis plusieurs années déjà, le vélo est accessible en libre-service dans les grandes villes ou grandes agglomérations (surtout dans les centres-villes) comme Reims, Strasbourg, Mulhouse et Nancy, mais également à Epinal et à Longwy. Une alternative qui devrait apporter des aménagement du territoire dans une démarche de transition énergétique : suite à une consultation publique tenue dans le cadre du plan régional vélo, la Région Grand Est développe actuellement un service de vélos en libre-service dans 50 gares du réseau et développe ses piste cyclables.

Notons toutefois que si l’on opte pour l’alternative à deux-roues, il faut s’assurer que les utilisateurs bénéficient d’un itinéraire bien fléché et le plus sécurisé possible, ainsi que d’un parking de stationnement, sécurisé lui aussi. En 2021, la Fédération française des Usagers de la Bicyclette organisait la grande enquête citoyenne sur la pratique du vélo au quotidien. Dans le Grand Est, les collectivités alsaciennes de l’Eurométropole de Strasbourg, d’Haguenau, d’Obernai et de Turckheim récoltaient les meilleures notes. À noter également que l’étude connaitra sa 4e mise à jour en 2025.

Est-ce que le train est une forme de mobilité douce ?

D’après ExploreFrance, « le train est le moyen de transport le plus respectueux de l’environnement tout en étant rapide, évitant embouteillages et perte de temps puisque reliant centre-ville à centre-ville. »  

03 .Les hébergements responsables pour le sans-faute

Si la manifestation comprend des nuitées, on se tourne au maximum vers des établissements à proximité du site de l’événement qui travaillent eux aussi à réduire leur empreinte sur l’environnement. Ce n’est pas chose facile, on est d’accord. Pour y voir plus clair, On se capte s’est intéressé aux labels privés recommandés par l’ADEME et aux établissements du Grand Est recensés parmi eux. 

La Clef Verte compte 97 établissements dans le Grand Est. Hôtels, résidences, campings, gîtes et chambres d’hôtes composent la sélection, en ville comme en zone rurale.

Encore peu présent en France, le label international Green Globe ne recense que le Club Med de Vittel dans le Grand Est.

Pour les événements en montagne, le label Hôtels au naturel présente 8 établissements de deux ou trois étoiles, tous situés dans les parcs naturels régionaux du massif des Vosges.

Liens utiles pour passer à l’action

Construire un événement éco-responsable c’est une démarche d’amélioration continue. Et si l’événement exemplaire n’existe pas, chaque effort nous rapproche de l’objectif : réduire l’empreinte environnementale de notre activité et respecter l’environnement qui nous entoure.

• Choisir un lieu adapté, toutes les infos de l’ADEME
• Consulter le réseau ferré SNCF du Grand Est
• Le label la Clef Verte
• Le label Hôtels au naturel
• Le label Green Globe

En parlant de label, retrouvez notre article sur les labels et certifications en tant qu’éco-évènement :

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