L’organisation d’un évènement réussi ne passe pas que par la programmation et à la logistique. L’affichage est un aspect souvent négligé, mais crucial. Pour des raisons légales et de sécurité, certains panneaux sont obligatoires, tandis que d’autres peuvent enrichir l’expérience des participants et renforcer l’image de votre évènement. Voici un guide complet des affichages que tout organisateur doit considérer.
Est-ce obligatoire de payer l’affichage obligatoire ?
Non, il n’est pas obligatoire de payer un prestataire pour réaliser vos affichages obligatoires. En revanche, l’affichage lui-même est bien obligatoire pour être en règle avec la loi.
Vous pouvez les créer vous-même, tant qu’ils respectent les normes d’affichage (clarté, format, emplacement visible du public, etc.). Il existe aussi des modèles gratuits ou payants en ligne.
Liste des supports d’affichages obligatoires pour l’événementiel
Affichage de la réglementation de sécurité
- Plan d’évacuation : Il doit être visible à plusieurs endroits stratégiques (entrée, zones de passage, salles principales).
- Consignes de sécurité et numéros d’urgence : Indiquer clairement les contacts en cas d’accident (pompiers, SAMU, sécurité interne).
- Localisation des extincteurs et sorties de secours : Des panneaux indiquant ces points sont obligatoires dans les lieux recevant du public.
Affichage des autorisations et licences
- Autorisation d’occupation du domaine public (si l’événement a lieu dans un espace public).
- Licence de débit de boissons (pour les événements proposant de l’alcool).
- Attestation de conformité ERP (Établissement Recevant du Public) si nécessaire.
Affichage des règles et informations légales
- Conditions générales d’accès : Mentionner les interdictions (objets dangereux, alcool non autorisé, animaux, etc.).
- Politique de protection des données : Si vous collectez des informations personnelles, vous devez informer les participants de leur droit d’accès et de suppression.
- Droits à l’image : Informer si des photos/vidéos seront prises et comment elles seront utilisées.
Les affichages recommandés pour améliorer l’expérience des participants
Signalétique et orientation
- Panneaux directionnels : Indiquez les toilettes, les points de restauration, les zones de repos, etc.
- Plan de l’événement : Un plan clair aide les visiteurs à s’orienter facilement.
- Informations transports et parkings : Facilitez l’accès avec des indications sur les parkings disponibles et les transports en commun.
Affichage promotionnel et interactif
- Programme de l’événement : Affichez le programme complet avec les horaires des conférences, concerts ou animations.
- Sponsors et partenaires : Valorisez vos partenaires en affichant leur logo.
- QR codes interactifs : Permettent aux participants d’accéder à des infos supplémentaires (programme détaillé, applications de networking, cartes interactives).
Affichage de confort et accessibilité
- Zones PMR (Personnes à Mobilité Réduite) : Indiquez les accès et services dédiés aux PMR.
- Règles de bonne conduite : Encourager le respect des lieux et des autres (ex : « Gardons cet endroit propre ! »).
- Messages de sensibilisation : Affichages sur le tri des déchets, consommation responsable, sensibilisation au bruit, etc.
Conseils pratiques pour un affichage efficace
- Utiliser des couleurs et pictogrammes clairs pour une lecture rapide.
- Multiplier les points d’affichage stratégiques : Entrée, zones de passage, espaces d’attente.
- Privilégier des matériaux durables et résistants si l’événement se déroule en extérieur.
- Adapter la taille des affiches : Un plan géant à l’entrée, mais des affiches plus petites aux points clés.
Foire aux questions
Ce n’est pas juste un oubli “logistique” : l’absence d’affichages obligatoires peut entraîner des sanctions, comme une fermeture administrative temporaire, une amende, ou pire, une mise en cause en cas d’incident. Et au-delà de l’aspect légal, c’est aussi une question de sécurité et de confiance vis-à-vis de ton public. Bref, mieux vaut prévenir que courir après une dérogation.
Absolument ! Tant que les infos sont claires, lisibles, visibles et conformes aux règles (ex : pictogrammes normalisés, mentions légales, etc.), tu peux tout à fait concevoir toi-même tes affiches. Pas besoin de passer par un prestataire : une bonne imprimante et un peu de rigueur graphique, et le tour est joué. L’essentiel, c’est le fond et la visibilité, pas le design flashy.
