Un imprévu est vite arrivé dans le milieu de l’événementiel, un oubli aussi (organisateurs d’événements, ça arrive !), donc ce n’est pas le moment lors d’un de vos événements majeurs. Cela exige une préparation minutieuse pour assurer la réussite de l’événement. Voici des conseils pratiques pour vous aider à vérifier tous les éléments avant le jour J et avoir une vue d’ensemble pour être assurer le bon déroulement et le succès de l’événement. Evitons les mauvaises surprises ensemble !
Les détails logistique : éléments clés pour organiser votre évènement
- Le lieu : Ça nous est tous déjà arrivé de ne pas prévoir tout le beau monde qu’il y aura à notre évènement. Ou encore que la salle ne soit plus disponible. Assurez-vous donc de la réservation de votre lieu et assurez-vous que tout est prêt (accès, parking, signalétique).
- Le matériel : Une ampoule grillée, le son grésille, un écran cassé ? Je suis sûr que cela vous a mis des frissons dans le dos. Alors toujours vérifier l’équipement technique, c’est ce qui va faire de votre évènement une expérience enrichissante.
- Toujours un plan B (ou C, D, E…,) : Vous n’aviez pas prévu l’énorme orage qui planait sur votre événement en plein air ? Ce n’est pas grave, car vous auriez prévu un plan B, et ça, c’est top ! (Les pannes matérielles arrivent aussi ! La technologie nous fait toujours défaut au moment où il ne faut pas).
Comment réussir un événement ? Conseils et tendances 2025
Les intervenants : assurez leur confort
- Confirmation : Votre DJ vous a lâché 10 minutes avant le début de votre soirée ? Un DJ, ça ne court pas les rues malheureusement. Alors, recontactez tous les prestataires de votre événement pour valider leur présence. Même si c’est 1 h avant l’événement, il vaut mieux être prévoyant.
- Supports : Je ne suis pas sûr que vous ayez toujours des micros sur vous, au cas où votre conférencier l’aurait oublié. Assurez-vous donc qu’il possède tous les outils nécessaires. Si ce n’est pas le cas, PRÉVOIR TOUJOURS PRÉVOIR.
- Hébergement et transports : Selon la durée de l’événement, c’est vraiment le top d’avoir un hébergement ou des transports pour ceux qui viennent de loin,. Cela montre votre implication dans le confort de vos intervenants, cela les incitera à retravailler avec vous pour les prochaines éditions.
Grand Est : optez pour une mobilité douce et engagée
La gestion des participants
- Gestion des inscriptions : Pour une sécurité plus fluide, prévoyez des badges ou des bracelets pour l’accès. C’est un excellent moyen de suivre tout le beau monde qui s’est inscrit à votre événement. Et n’oubliez pas d’exporter la liste des inscrits si cela s’est fait par une billetterie en ligne
- Espace d’accueil : C’est le b.a-ba d’un événement, le détail principal de l’événement et la première impression. Organisez une équipe pour orienter les participants et répondre à leurs questions.
- La communication : On ne néglige jamais le support de communication ! Et si vos participants ont oublié le lieu, les horaires ou la date ? Envoyez un e-mail avec les informations essentielles.
Les éléments techniques et digitaux
- Le wifi : Le coup de la panne Internet, on connait… Alors, testez la connexion pour les participants ET les intervenants (eh oui, eux aussi ont le droit d’aller sur leur téléphone). Bien sûr, si vous ne possédez pas de box internet, ce n’est pas une obligation. À l’ère de 2025, tout le monde possède au moins la 4G.
- Applications et outils : Au cas où vous voudriez faire un sondage avec une application mobile ou depuis votre site web, faites un dernier test, on n’est jamais à l’abri.
- Support technique : Je sais que l’informatique n’a plus de secret pour personne maintenant, mais il y a encore des détails qui nous échappent. Alors, prévoyez la mise en place d’une équipe sur place pour régler les problèmes imprévus.
La communication et le marketing
- Derniers messages : C’est la veille de votre événement ! C’est le moment d’engager votre communauté sur les réseaux sociaux. Programmez vos publications sur les réseaux sociaux, et pourquoi pas envoyer une newsletter de rappel ! (c’est l’image de marque qui fera toute la différence !)
- Signalétique : Aucun participant n’a envie de louper 20 minutes de l’événement car il cherchait les toilettes. Installez donc des panneaux pour les guider (entrées, sorties, toilettes, grande salle…,).
- Matériel de promotion : Ce n’est pas obligatoire (car ça reste un coût énorme), mais vous pouvez préparer des goodies, des flyers ou même des simples brochures pour renforcer votre visibilité. Parfois, mêmes ds photos et vidéos peuvent faire toute la différence.
Construire l’identité visuelle et éditoriale de votre événement pour marquer les esprits
La sécurité : un point crucial
- Assurances : Un blessé est vite arrivé (et parfois sur un truc bête). L’objectif n’est pas de tuer vos participants ! Assurez-vous que vos polices d’assurances couvrent l’évènement, et ayez avec vous les documents utiles sur place.
- Plan de sécurité : Mettez en place un plan d’évacuation et des points de sécurité clairs (et c’est obligatoire ! mais je ne veux pas vous porter la poisse…)
- Personnel : C’est le moment de briefer vos équipes de sécurité sur le déroulement de l’évènement.
Les petits détails qui font toute la différence
- Repas : Si vous avez prévu un repas ou un buffet, confirmez les menus, les horaires et les besoins spécifiques (végétariens, allergies, régime … et diner assis pour les personnes à mobilité réduite !)
- Ambiance : Ça serait bête que vos participants ne s’amusent pas et ne soient pas dans le mood. Vérifiez que la décoration, la musique et l’éclairage correspondent à votre thème. L’objectif est d’avoir une ambiance conviviale.
- La trousse de l’imprévu : Comme les mamans ! Ayez toujours avec vous une trousse d’urgence avec des outils (ruban, adhésif, chargeurs, trousse de premiers soins).
Le suivi et l’évaluation post-événement
- Feedback : Ehhh ! Ce n’est pas parce que l’événement est fini que le travail l’est ! C’est quand même mieux de savoir si votre évènement à marché et s’il a plu. Préparez un questionnaire pour recueillir les avis des participants et les retombées de l’événement. En fonction du thèmes et types d’événement, prévoyez un formulaire papier ou digital.
- Débriefing : Planifiez une réunion avec l’équipe pour analyser ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré. Ça peut être dans un bon restaurant comme autour d’un café avec un petit cadeau ! Le stress de l’événement est parti !
- Retours communication : Nostalgie, quand tu nous tiens… Publiez les temps forts sur vos réseaux sociaux et envoyez un email de remerciement à vos partenaires. Ils auront plus de chance de revenir à votre prochain événement étant une source de financement importante.
Un bon checking et une bonne préparation sont LA clé d’un événement réussi. Avec cette check-list ultime, vous êtes assuré de ne rien oublier avant le grand jour. Et si vous cherchez une plateforme qui peut vous répertorier votre évènement pour que le grand public ne rate jamais rien, ON SE CAPTE est là pour vous accompagner. Prêts à briller ?
Foire aux questions
Parce que l’événement ne s’arrête pas quand les invités partent ! C’est justement après que tout se joue : récupérer des retours à chaud, gérer les prestataires, faire le point sur ce qui a marché (ou pas), et surtout capitaliser pour la suite. Une bonne checklist post-événement, c’est ton meilleur allié pour clôturer proprement, tirer des enseignements et mieux rebondir.
➡️ Un email de remerciement personnalisé (c’est simple, mais ça fait toute la diff)
➡️ La récupération des feedbacks (participants, équipe, partenaires)
➡️ Un débrief interne rapide pendant que tout est encore frais
➡️ Le suivi des factures et paiements
➡️ Et surtout : prendre le temps de célébrer le taf accompli
